Pintar Memilih Program Perkantoran

Godaan berpuluh kemampuan

Perangkat lunak aplikasi perkantoran yang memiliki beragam kemampuan telah umum dipergunakan dalam pekerjaan sehari-hari. Tanpa terasa keberadaan suatu jenis perangkat lunak bagaikan kewajiban tanpa adanya pilihan lain atau pertimbangan kebutuhan pengguna tersebut. Bahkan seringkali pemilihan suatu perangkat lunak mendorong pembelian perangkat keras tambahan. Akibatnya dana yang dikeluarkan untuk memenuhi hal ini makin bertambah tinggi (sebagai perbandingan 2 tahun lalu perangkat lunak word processing hanya membutuhan maksimum RAM 4 MB, tetapi perangkat lunak word processing terbaru membutuhkan minimal RAM 64 MB). Akibat tingginya pengeluaran untuk pembelian perangkat keras ini, menyebabkan orang berfikir mengenai produktifitas yang dapat ditimbulkan dengan pemakaian perangkat lunak ini. Pemanfaatan TI dan kenaikan produktifitas sudah sering dibahas dan lazim dikenal dengan istilah paradoks produktifitas dalam pemanfaatan TI (Brynjolfsson dan Yang, 1996).
Tidak dipungkiri lagi, bahwa keragaman dan kelengkapan kemampuan-lah yang kadang sering membuat orang 'lupa diri' dan rela untuk membayar mahal. Di samping itu juga faktor 'ikut-ikutan' menggunakan suatu aplikasi yang terlanjur populer. Hal ini jugalah yang membuat orang segan berpindah ke platform lainnya. Akan tetapi setelah mengamati dampak dari kelatahan ini apakah, tindakan tersebut tetap dibenarkan ? Lebih buruk lagi, pertimbangan yang berdasarkan kelatahan tersebut menimbulkan dampak negatif, yaitu menjadikan orang melakukan jalan pintas dengan melakukan pembajakan karena ketidak mampuan membeli perangkat lunak asli.
Sebetulnya perilaku user ini dapat dipahami (walau belum tentu tepat). Berdasarkan konsep Technology Acceptance Model (TAM) yang diturunkan dari Theory of Reasoned Action (TRA) (Morris dan Dillon, 1997), seseorang akan memilih suatu bentuk teknologi atau misalnya dalam hal ini software berdasarkan :

• Anggapan kemudahan penggunaan dari software tersebut. Sayangnya seringkali timbul penilaian kemudahan cenderung sering tertukar dengan anggapan kemudahan di saat awal mempelajari suatu program, bukan kemudahan dalam melakukan pekerjaan. Suatu program yang awalnya mudah dipelajari belum tentu akan memberikan kemudahan dalam pengoperasiannya.
  
• Anggapan akan kegunaan dari software tersebut. Seringkali dalam menilai sisi ini, user hanya melihat kepada jumlah fungsi yang ada. Sehingga beranggapan semakin banyak fungsi akan semakin berguna, tanpa melakukan perbandingan dengan kebutuhannya sendiri.
  
• 
  

Sehingga user cenderung memilih suatu perangkat lunak yang dalam bayangannya akan memberikan kemudahan di masa mendatang. Bayangan ini terbentuk baik secara pemahaman ikut-ikutan ataupun akibat strategi pemasaran produk perangkat lunak tersebut. Walaupun dengan penerimaan pengguna yang positif dan menunjukkan intensi sangat kuat dari pengguna untuk menggunakannya di kemudian hari, ternyata hal ini tetap belum tentu menjamin akan kesuksesan pelaksanaan tugas dari perangkat lunak tersebut.